Yurttaşlık Derneği İdari İşler & Ekip Asistanı Arıyor

Yurttaşlık Derneği, idari ve rutin ofis işlerinin yürütülmesi, ofis ekibine organizasyonel ve operasyonel destek görevlerini yerine getirmek üzere tam zamanlı (haftada 5 gün – 40 saat) çalışacak bir asistan iş arkadaşı arıyor.

Görev ve Sorumluluklar:

İdari ve rutin ofis işlerinin yürütülmesi:

• Telefon/faks iletişimi, posta/kargo gönderimlerinin yapılması, yayınların dağıtımı,
• Resmi kayıt ve dernek defterlerinin takibi, işlenmesi, düzenli şekilde tutulması,
• İletişim/irtibat listelerinin düzenli ve güncel tutulması,
• Dosyalama ve arşivleme işleri,
• Dernek koordinatörüne sekreteryal destek,
• Ofisin gündelik çalışma düzeninin sağlanması için gereken işleri takip etmek ve yapmak (ofis ve sarf malzemelerinin takibi, ihtiyaç tespiti ve ilgili sorumluya iletilerek temini; tamir-onarım ihtiyaçlarının belirlenmesi ve sağlanması),
• Toplantı ve faaliyet hazırlık ve organizasyonlarında ihtiyaç duyulan yardım ve destek görevlerini yerine getirmek.

Ofis ekibine organizasyonel ve operasyonel destek:

• Dernek ofisinde yürütülmekte olan çalışmaların planlama, hazırlık ve uygulamasında proje koordinatörüne destek,
• Dernek faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi için gereken idari, organizasyonel, operasyonel işleri, lojistik düzenlemeleri yapmak,
• Dernek faaliyetlerine ilişkin:
  gerekli belgelerin (sözleşmeler vs.) tamamlanması ve dosyalanması,
  harcama kayıtlarının tutulması, masraf dökümünün işlenmesi ve belgelerin arşivlenmesi,
  gerektiğinde iletişimin (İngilizce) takibi
• Dernek faaliyet ve toplantılarına katılım

Aranan Nitelik ve Beceriler:

• Güçlü yazılı ve sözlü iletişim becerisi
• Yazılı ve sözlü İngilizce iletişimi rahatlıkla sürdürecek yeterlilik
• Excel programı kullanımı becerisi veya öğrenmeye açıklık
• Ofis işleyişiyle ilgili dosyalama, arşivleme, raporlama gibi idari işlere aşinalık
• Dakiklik, titizlik, zamanı verimli kullanma ve işlevsel not alma
• Ekip çalışmasına yatkınlık
• Şehir dışına veya yurtdışına seyahatle ilgili bir engeli bulunmamak
• Sivil toplum örgütlerinde çalışma tecrübesi

Son başvuru tarihi: 6 Ağustos 2023

Başvuru için lütfen özgeçmişinizi ve en fazla bir sayfalık niyet mektubunuzu, konu alanına “İdari İşler & Ekip Asistanı – Adınız ve Soyadınız” yazarak 6 Ağustos 2023 tarihine kadar iletisim@hyd.org.tr e-posta adresine gönderiniz.

Başvuru sayısının fazla olması durumunda sadece ön elemede seçilen adaylarla iletişime geçilecektir.