Rapora “Spotlar” Konulmalı

İletişim literatüründe bir haber spotu haberin en önemli detaylarını özetleyen en çarpıcı bilgiyi veren ya da okuyucu ilgisini çekmeyi sağlayacak olan haber girişi manasına gelmektedir. Bir araştırma raporunda ise sayfa spotu ilgili sayfanın en önemli cümlesinin sayfa içinde yeniden ele alınarak öne çıkarılması anlamına geliyor.

Raporun hemen hemen her sayfasında bir spotun bulunması sayfa içinde öne çıkması gerekeni sunmak için bir fırsattır. Özellikle raporu hızlıca taramak isteyenler için spotlar büyük bir kolaylık sağlarlar. Sporlar mümkünse 1 cümleyi aşmamalıdır. Uzun cümleler parantez içindeki üç nokta ile “[…]” kısaltılmalıdır.

Başlıklar Uzun Olmamalı

Unutulmamalı ki yarı akademik bir zeminde kaleme alınan STK raporları bazı akademik makaleler ya da tezlerdeki gibi uzun başlıklara sahip olmamalıdır. Bir raporun isimlendirmesinin olabildiğince kısa ve öz olması “alıcısı” tarafından daha kolay fark edilebilmesini sağlayacaktır. Bunun yanında raporlarda “soru-başlıklar” da okuyucular için sade ve dikkat çekici olabilir. Örneğin “Türkiye Niçin Avrupa Birliği’nden Uzaklaştı?” ya da “İstanbul Sözleşmesi Türkiye’ye Ne Söyler?” şeklindeki rapor başlıkları hem sorunsalın (meselenin) doğrudan okuyucuya sunulması hem de çerçevenin belirgin olması açısından işlevseldir.

Başlıklarda aynı zamanda zaman ve mekân faktörü de göz önünde bulundurulmalıdır. Örneğin “Nijerya Türkiye İlişkileri” şeklinde kaleme alınmış sığ bir rapor başlığı raporun zaman çerçevesini (Soğuk Savaş sonrasında mı? 2000’li yıllarda mı? 2005 Afrika Açılımı Sonrasında?) ve bağlamını (Ekonomik mi? Siyasi mi?) göz ardı etmiş demektir.

Okuyucu Cümlenizi Anladı mı?

Bir raporda özellikle sayısal verili cümlelerin okuyucu tarafından kolaylıkla kavranabilmesi için destekleyici “mukayese cümleleri”nden yararlanılmalıdır. Örneğin okuyucu bir raporda geçen “2015 yılında Avrupa’da 23 milyon kişi işsiz kalmıştır.” cümlesindeki “23 milyon kişi” ifadesini tahayyül edemeyebilir. “Bu rakam 450 milyon kişilik Avrupa Birliği nüfusunun yaklaşık %6’sına tekabül etmektedir.” şeklindeki yardımcı bir cümleyle okuyucunun veriyi mukayese ederek daha kolay kavraması sağlanabilir.

Bir başka örnekle “Türkiye’nin 2017 yılındaki ithalatı 234 milyar dolardır.” ifadesi; “Bu rakam 771 milyar dolar olan GSMH’nın 1/3’üne tekabül etmektedir.” cümlesiyle desteklenebilir. Okuyucunun sayısal veriyi tartabileceği benzer ölçekteki bir başka veri raporun kavranabilirliğini kolaylaştırır.

Hacimli Raporları Geniş Kitleler Okuyamaz

Belirli STK’lar genellikle kamu bütçeleriyle Türkiye çapında araştırmalar gerçekleştirmekte ve elde ettikleri verileri 200 ile 500 sayfa aralığındaki hacimli raporlarıyla kamuoyu ile paylaşmaktadır. Fakat unutulmamalıdır ki gündelik hayatın meşgalelerinde söz konusu ciltleri okuyabilmek pek de mümkün değildir. Bu nedenle STK’ların hacimli raporlar için aynı raporun 20-30 sayfalık özetini içiren ikinci (özet) bir rapor hazırlaması raporun daha geniş kitlelerce okunabilmesi için fayda sağlayacaktır.

İngiltere Başbakanı Winston Churchill’in danışmanları tarafından kendisine sunulan hacimli raporu gördüğünde verdiği reaksiyonu not etmekte fayda var: “This report, by its very length, defends itself against the risk of being read.” [Bu rapor uzunluğuyla kendisini okunma riskine karşı korumuş görünüyor.]

Raporlarımızı “Olabildiğince” Türkçe Sözcülerle Yazalım

Kimi edebiyat öğretmenlerinin ilk derslerinde vurguladıkları üzere “dil canlıdır.” Bir başka dilden etkilenmemiş, saf bir dil var mıdır bilinmez ama her dilin diğer dillerle alışverişte olduğu da bir başka gerçek. Bununla birlikte konuşurken sürekli olarak yabancı sözcükler kullanan insanların karşısındakini zaman zaman uyarıldığını görmekteyiz. Özellikle akademik makalelerin hakem raporlarında “yazarın bazı terimleri Türkçe kullanması gerekiyor” uyarısı ile çokça karşılaşılmakta.

Her ne kadar hangi sözcüğün ne derece “Türkçeleşmiş” olduğunu ölçemesek de (Örneğin: “Çevrimiçi” mi yoksa “Online” mı? Toplum hangisini benimsedi?) henüz “Türkçeleşmemiş” belirli sözcüklerin raporlarda kullanılmamasına dikkat etmekte fayda var. Aksi takdirde sözcükler konusunda daha muhafazakâr okuyucu kitlesi rapor metnine karşı soğuyabilir.

Terminolojik İfadeler için Kenar Sözlük!

Raporlarda okuyucunun kavramakta zorluk çekebileceği belirli terimlerin manaları yahut temel bilgiler sayfa kenarlarında küçük bir kutucuk ile açıklanabilir. Tanımlamalar okuyucunun bildiğini düşündüğü kavramı yeniden gözden geçirebilmesini sağlayacaktır. Ayrıca rapor içindeki sözlük kutucukları rapor terminolojisinin okuyucu hafızasında pekişmesini kolaylaştıracaktır.

Örneğin Ahmet Davutoğlu dönemi Türk dış politikasını ele alan bir STK raporunda “Ritmik Diplomasi”, “Komşularla Sıfır Sorun” ve “Proaktif Dış Politika” gibi Davutoğlu literatürüne özgü terimleri 1 cümle ile kenar sözlükte vurgulayabilirsiniz.

Uygun Font ve Uygun Renkler

Raporlar için hangi font uygundur sorusu oldukça zor… Fakat “okunaklılık” bu soru için uygun bir cevap olsa gerek. Bunun yanında mecrasına göre de seçilmesi gereken fontlar değişiklik gösterebiliyor. Örneğin kitaplarda Sabon, Garamond, Baskerville, Roboto ve Open Sans gibi daha ağır fontlar tercih edilirken; raporlarda Josefin Sans, Helvetica, Quicksand ve Verdana gibi daha yumuşak fontlar uygulanabilir. 

Bununla birlikte her fontun farklı boyutlarda farklı sonuçlar verdiğini de unutmamak gerekiyor. Örneğin 12 punto bir Josefin Sans metni gözünüze gayet estetik görülebilirken; aynı fontu 16 puntoda beğenemeyebilirsiniz… Bu nedenle en az sayfalık bir deneme çıktısı almak faydalı olacaktır. 

Word Belgesinin Dizgiye Tevdisine…

Bir STK raporunun hatta araştırma merkezlerinin kaleme aldığı 7-8 sayfalık kısa araştırma yazılarının bile muhakkak bir tasarım programının (örn: Indesign) elinden geçmesi gerekiyor. Microsoft Word üzerinden pdf’e çevrilen rapor ve metinler (her ne kadar günümüzde gittikçe azalmış olsa da) raporun ciddiyetini azaltıyor. 

Metnin bir dizgi programında yeniden tasarlanarak “pdf” versiyonda da yayımlanması metne zarafet katıyor. Örneğin ABD ve Avrupa’da önde gelen “think-tank”ler 5-8 sayfa arasındaki analizlerinin bile okuyucuya kolaylık sağlayabilmesi için pdf versiyonlarını sunuyor. Güçlü tasarım STK’ya aynı zamanda prestij sağlayacaktır. Ayrıca raporun matbaa baskı almak raporu yaygınlaşmasını olumlu etkileyecektir.

Bu noktada STK’nın tasarımcısına büyük iş düşüyor. Çok güçlü raporlar bazı zayıf tasarımların elinde zayi olabiliyor. Bir grafik tasarımcının sanatsal arka planının güçlü olmasında, daha ötesinde sanatla hemhal olmasında fayda var.

Raporlarda Akademik Tutum Önemlidir!

STK raporları aynı zamanda yarı akademik metinlerdir demiştik. Bu noktada yazarın bir meseleyi ele alırken sistematik bir şablon izlemesi raporun kavranabilirliğini ve ciddiyetini artırıyor. Örneğin bir akademisyen bir STK raporunu eline aldığında doğrudan kaynakçasına ve kaynak gösterim tarzının (APA, Chicago, MLA vs.) doğru kullanıp kullanılmadığına bakabiliyor. Bu tarz ince noktalar yazarın akademik arka planını da ele veriyor.

Bir sonraki yazımızda akademik ciddiyet meselesini derinlemesine ele almaya çalışacağız. 

Serinin ilk yazısına ulaşmak için tıklayınız.

The post STK’lar Bir Raporda Nelere Dikkat Etmeli? – 2 appeared first on Sivil Sayfalar.

Yazar ise yöneticinin genel çerçevesini ve hedefini çizdiği raporun ayrıntılarını ve alt metinlerini yapılandırmalıdır. Raporun çerçevesi ana fikirden taşmamalıdır. 

Raporun mutfak aşamasında STK’nın hassasiyetleri ve vizyonu yazara en başından dile getirilmelidir. Bu bağlamda yönetici ve yazarın dünya görüşünün birbiriyle uyumlu olması raporun gücünü artıracaktır. Şüphesiz ki Avrupa Birliği (AB) karşıtı bir yöneticinin AB yanlısı bir yazara; AB üzerine rapor yazdırması her iki kanadı da tatmin etmeyecektir. Her araştırma raporu yazarından editörüne, tasarımcısından tashihçisine bir ekip işidir. Bu nedenle ekip motivasyonu ve gayesi birbirine yakın olmalıdır. STK’lar aynı zamanda paydaşların ve gayedaşların bir aradalıklarıdır.

Raporun İlk Cümlesi Önemlidir!

Tıpkı romanlar gibi aslında araştırma raporlarının da okuyucu etkilemek için ilk cümlesi son derece önemlidir. Raporun iddiası, raporun tezi ilk cümlede kısa ve net bir şekilde ifade edilebilir. 

Bunun yanında bir yönetici için raporda dile getirilmesi gereken en önemli noktalarından biri de raporun amacının yani bu raporun niçin yazıldığının giriş bölümünde açıkça ifade edilmesidir. Bir STK raporunda “sürpriz” sonda değil, başta verilmelidir. Raporun ulaştığı sonuç yahut ana fikir raporun girişinde cümlesinde kısa ve öz bir şekilde nokta atışı olarak okuyucuya ulaşmalıdır.

Özellikle 20 sayfayı aşan uzun raporlara yazar; tüm raporun özetini ifade eden, öne çıkanları sunan, iddiasını daha en başından veren “Yönetici Özeti” kısmını eklemeyi unutmamalıdır. Unutulmamalıdır ki herkesin 150-200 sayfalık raporları okuyabilecek vakti bulunmayabilir. Yönetici Özeti’nde (Bu rapor ne söyler?) raporun can alıcı noktaları ifade edilir; öne çıkanlarla okuyucu buluşturulur. 

Yazar ve Yönetici İşlenen Konuya Hâkim Olmalı!

Raporun başlığına ilişkin zayıf bir bilgiye sahip olmak şüphesiz ki raporun yazım sürecini ve derinliğini olumsuz etkileyecektir. Bu bağlamda etkili bir raporun kaleme alınması için yazarın ve yöneticinin meseleye ilişkin entelektüel bir arka planının bulunması raporun yazımını kolaylaştıracaktır. Bir STK mesele edindiği başlıkla ilgili güçlü bir raporun kaleme alınması için YÖKTEZ, Academia ve Google Scholar gibi (yarı) akademik veri tabanlarından benzer başlıklarda eserler vermiş uzmanlarla çalışabilir. Örneğin A meselesi ile ilgili sahada kimlerin hangi eserleri verdiği bu veri tabanlarından taranarak STK’nın dünya görüşlerine yakın hissettiği kişilerle yeni bir ortak çalışma ortaya konabilir.

Bir Rapor Daha Okunur Hale Nasıl Gelir?

Bir akademisyenin “Türkiye’de akademik metinler yaklaşık iki bin kişinin birbirine yazdığı mektuplardır.” ifadesi aslında bir STK’nun raporu hedef kitlesine ulaştırmasında şiar edebileceği bir cümle olabilir. Türkiye’deki raporların en önemli sorunlarından biri de anlaşılması zor ağır akademik cümlelerdir. STK’ların araştırma raporları yarı akademik metinler olmakla birlikte; bir STK için bir raporu sadeleştirmek ve görsellerle basitleştirmek onun da çok okuyucuya ulaşabilmesi anlamına gelir. 

Araştırma Raporlarının En Büyük Sorunlarından Biri: Uzun Cümleler

Bazı yazarlar daha uzun cümlelerin daha güçlü olduğunu düşünürken; geniş bir yaş aralığına sahip okuyucu kitlesinin dikkatini göz önünde bulunduramayabilirler. Oysa bir araştırma raporunun kavranabilirliğini artıran kısa ve sade cümleleridir. Nitekim daha uzun yazmak daha iyi yazmış olmak manasına gelmez. 

Burada bir ölçü vermek doğru olmayabilir fakat 16-18 sözcüğü aşan cümlelerin bir STK raporu okuyucusunu yorduğunu ifade etmek mümkündür. Geniş bir okuyucu kitlesine ulaşmak isteyen STK raporları 16 yaşındaki bir okuyucu için bile anlaşılabilir olacak sadelikte kaleme alınmalıdır. Aşağıdaki (aşırılaştırılmış) örnekteki gibi 53 kelimelik bir cümleyi insanlar ilk okuyuşta anlayamayacaklardır. Büyük çoğunluğu da tekrar okumak için geri dönmeyecektir. 

Oysa cümlelerin makul uzunlukta olması okuyucunun dikkatinin daha uzun süre raporda kalmasını sağlar. Uzun cümleler için en güzel yöntem belirli fiillerle bu cümleleri ayırmaktır.

Okuyucunun Tahayyülüne Dokunmak İçin Grafikler!

Salt metinden oluşan araştırma raporları, okuyucunun uzun süre metinde kalamamasına neden olabilir. Bununla birlikte hemen hemen her raporda görselleştirebilecek ve grafikleştirilebilecek cümleler bulunmaktadır. Örneğin sayısal veriler, madde imleri, tarihsel süreçler veya belirli oranlar excel, photoshop, illüstratör gibi programlarda görselleştirilebilir. Bunun yanında veri görselleştirme için “canva.com” ve “onlinecharttool.com” isimli çervrimiçi sayfalar ziyaret edilebilir. Bu noktada hacimli STK raporlarını görselleştirilerek infografikler hazırlayan usta siteye de değinmeden geçmeyelim: visualcapitalist.com 

İnfografikler kavranması zor ve detaylı verilerin okuyucu tarafından özümsenebilmesini kolaylaştıracaktır. Bu noktada tasarımcının ya da yazarın veri görsellerini boyut ve çözünürlükte (baskı için 300 dpi, internet sayfaları için 72 dpi) tasarlaması esastır. Düşük çözünürlüklü ve sündürülmüş (oranı bozulmuş) olmamalıdır.

Ayrıca STK’lar kamuoyunu etkilemek için hassasiyet gösterdiği başlıklarda hazırladıkları raporları afiş haline getirebilirler. Bu afişleri sosyal medyada (uygun boyutlarda) paylaşarak içerik üretebilirler. 

Yazının devamında araştırma raporlarında spotlar, kavranabilirlik, kenar sözlükler, dizgi aşaması ve akademik tutum ele alınacaktır.

The post STK’lar Rapor Hazırlarken Nelere Dikkat Etmeli? – 1 appeared first on Sivil Sayfalar.