İdari ve rutin ofis işlerinin yürütülmesi:

• Telefon/faks iletişimi, posta/kargo gönderimlerinin yapılması, yayınların dağıtımı,
• Resmi kayıt ve dernek defterlerinin takibi, işlenmesi, düzenli şekilde tutulması,
• İletişim/irtibat listelerinin düzenli ve güncel tutulması,
• Dosyalama ve arşivleme işleri,
• Dernek koordinatörüne sekreteryal destek,
• Ofisin gündelik çalışma düzeninin sağlanması için gereken işleri takip etmek ve yapmak (ofis ve sarf malzemelerinin takibi, ihtiyaç tespiti ve ilgili sorumluya iletilerek temini; tamir-onarım ihtiyaçlarının belirlenmesi ve sağlanması),
• Toplantı ve faaliyet hazırlık ve organizasyonlarında ihtiyaç duyulan yardım ve destek görevlerini yerine getirmek.

Ofis ekibine organizasyonel ve operasyonel destek:

• Dernek ofisinde yürütülmekte olan çalışmaların planlama, hazırlık ve uygulamasında proje koordinatörüne destek,
• Dernek faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi için gereken idari, organizasyonel, operasyonel işleri, lojistik düzenlemeleri yapmak,
• Dernek faaliyetlerine ilişkin:
  gerekli belgelerin (sözleşmeler vs.) tamamlanması ve dosyalanması,
  harcama kayıtlarının tutulması, masraf dökümünün işlenmesi ve belgelerin arşivlenmesi,
  gerektiğinde iletişimin (İngilizce) takibi
• Dernek faaliyet ve toplantılarına katılım

Aranan Nitelik ve Beceriler:

• Güçlü yazılı ve sözlü iletişim becerisi
• Yazılı ve sözlü İngilizce iletişimi rahatlıkla sürdürecek yeterlilik
• Excel programı kullanımı becerisi veya öğrenmeye açıklık
• Ofis işleyişiyle ilgili dosyalama, arşivleme, raporlama gibi idari işlere aşinalık
• Dakiklik, titizlik, zamanı verimli kullanma ve işlevsel not alma
• Ekip çalışmasına yatkınlık
• Şehir dışına veya yurtdışına seyahatle ilgili bir engeli bulunmamak
• Sivil toplum örgütlerinde çalışma tecrübesi

Son başvuru tarihi: 6 Ağustos 2023

Başvuru için lütfen özgeçmişinizi ve en fazla bir sayfalık niyet mektubunuzu, konu alanına “İdari İşler & Ekip Asistanı – Adınız ve Soyadınız” yazarak 6 Ağustos 2023 tarihine kadar iletisim@hyd.org.tr e-posta adresine gönderiniz.

Başvuru sayısının fazla olması durumunda sadece ön elemede seçilen adaylarla iletişime geçilecektir.

The post Yurttaşlık Derneği İdari İşler & Ekip Asistanı Arıyor appeared first on Sivil Sayfalar.

• Ofislerin günlük genel idari işlerini takip etmek, günlük ofis işleyişleri için gereken sorumlulukları yerine getirmek ve takipleri yapmak.
• Projelerin idari ve mali süreçlerinde kendisine verilecek görevleri yerine getirmek, kurum politikaları doğrultusunda harcama ve satın alma süreçlerinin takip etmek, gereken kayıtları tutmak.
• Ön muhasebe ve mali raporlama süreçleriyle ilgili görevleri yerine getirmek.
• Ofis demirbaşları, ekipmanlar ve diğer malzemenin dağıtım ve takibiyle ilgili işlere destek sunmak.
• Kurumsal etkinliklerde organizasyon ve lojistik alanlarında sorumluluk üstlenmek, iletişim ve takip süreçlerini yürütmek.
• Kurumun basılı ve dijital yayınlarının oluşturulması, dağıtımı ve depolanması ile ilgili sorumluluk üstlenmek.
• Üst sorumlunun belirleyeceği diğer idari ve mali sorumlulukları üstlenmek.

Beklenen Nitelikler:

• T.C. vatandaşı
• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun
• İlgili alanlarda en az 2 yıl profesyonel çalışma tecrübesi
• Ekip içinde, diğer ekip üyeleriyle uyumlu bir şekilde çalışmanın gerektirdiği kişisel özellikler
• Verili kurumsal iş bölümü ve yetki paylaşımları, hizmet politikası, iş protokolleri dahilinde, bağlı çalışmanın gerektirdiği kişisel özellikler
• Aynı anda çok sayıda iş ve süreçle ilgili görevleri takip etmek ve titizlikle yerine getirmek için gerekli olan çalışma becerileri ve alışkanlıklarına sahip olma
• Çalışma saatlerine uygun bir şekilde çalışma disiplinine sahip olma
• Verilen görevlerin eksiksiz tamamlanması ve raporlanması konularında titizlik
• Kurum çalışma alanıyla ilgili farkındalık ve duyarlılık
• Kurum tarafından hukuki destek sağlanan sığınmacıların sunduğu sözlü ve yazılı bilgi ve belgelerin gizliliği konusunda gerek kurum İç Yönergesinin gerekse yasal mevzuatın belirlediği yükümlülüklere eksiksiz uymak ve verilerin güvenliği konusunda kurum tarafından alınan her türlü teknik ve idari tedbire uyumlu davranmak,
• Gerektiğinde kurumun temsilciliklerinin bulunduğu İzmir, Edirne ve Van illeri ile etkinlik gerçekleştirilen diğer illere seyahatler için bir engeli bulunmamak
• Ten rengi, etnik köken, dini inanç, siyasi görüş, cinsiyet, cinsel yönelim gibi kimlik unsurları temelinde var olan kişisel farklılıklara saygı
• Temel bilgisayar becerileri (Microsoft Office) ve veri tabanı kullanma becerileri

Bunlara ek olarak aşağıdaki ilave donanımları taşıyan adaylar tercih edilebilir:

• İlgili alanlarda ve iş tanımları kapsamında 4 yılı aşan profesyonel çalışma tecrübesi
• İleri düzeyde İngilizce anlama, konuşma ve yazma becerileri
• Sivil toplum örgütlerinde çalışma deneyimi
• Satın alma, hizmet alımları, ön muhasebe ve mali raporlama konularında çalışma tecrübesi veya ilgili uzmanlaşma/sertifika programlarına katılmış olmak.

Başvuru Usulü:

Bu pozisyon için yapılacak başvuruda adayların özgeçmiş ve ön yazı iletmeleri beklemektedir.

Bu pozisyon için başvuruların, ik@mhd.org.tr e-posta adresine “İdari ve Mali İşler Asistan (İstanbul) – IA-2023-05-IST” konu başlığıyla ulaştırılması gerekmektedir.

Özgeçmişte aşağıdaki unsurların olması beklenmektedir:

• Özgeçmişin Türkçe olarak hazırlanması
• Adayın eğitim geçmişi ve çalışma tecrübeleri
• Mevcut ikamet ili ve iletişim bilgileri
• Varsa ilgili konularda katıldığı ek uzmanlık ve sertifika programlarına dair bilgiler
• Varsa bildiği yabancı diller ve bu dillerdeki sözlü ve yazılı beceri seviyesi
• Geçmiş çalışma tecrübeleri hakkında bilgisine başvurulabilecek 2 referans kişisinin isim, kurum ve iletişim bilgileri

Ön yazıda aşağıdaki unsurların olması beklenmektedir:

• Ön yazının Türkçe olarak hazırlanması
• Adayın geçmiş eğitim ve çalışma tecrübelerine dair kendi değerlendirmeleri
• Adayın pozisyon için belirtilen görev tanımı ve beklenen nitelikler ışığında, niçin bu pozisyon için uygun bir aday olduğuna dair kendi değerlendirmesi
• Adayın özel olarak kurumumuzda ve bu pozisyonda çalışma ihtimaliyle ilgili olarak, çalışma hayatına dair amaçları doğrultusunda kendi beklentileri

Değerlendirme Süreci:

Eksiksiz ve belirtilen usule uygun olarak iletilen bütün başvuru dosyaları, herhangi bir son başvuru tarihi beklenmeksizin düzenli aralıklarla değerlendirilmektedir. Başvuru dosyaları üzerinden yapılan ön incelemenin ardından pozisyon için uygun olabileceği değerlendirilen adaylar görüşmeye davet edilmektedir.

Başvuru yoğunluğu ve ön inceleme süreçlerinin uzayabilmesi sebebiyle sadece görüşme gerçekleştirilen adaylara sürecin sonunda olumlu ya da olumsuz geri dönüş yapılabilmektedir.

Değerlendirme süreci, bu pozisyon için öngörülen işe alımın tamamlanmasına kadar devam edecektir.

Kişisel Verilerin Korunmasına Dair Bilgilendirme: Mülteci Hakları Merkezi, işe alım ve seçim sürecinde tüm iş adaylarının veri gizliliğini sağlar ve verilerinizin korunması kapsamında gerekli önlemleri alır. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişiler verilerinizin işlenmesinden doğan haklarınıza ilişkin detaylı bilgiye buradan ulaşabilirsiniz.

The post Mülteci Hakları Merkezi, İdari ve Mali İşler Asistanı Arıyor appeared first on Sivil Sayfalar.